Estremi cronologici: 1884 lug. 23 - 1995 dic. 31
Consistenza: nn. 152 buste, nn. 2 filze, nn. 8 volumi, nn. 8 registri e n. 1 album fotografico
Descrizione: La serie Corrispondenza, che costituisce la parte più considerevole del Fondo, sia per estensione cronologica che per consistenza, è composta da lettere in entrata e copie o minute di quelle in uscita, circolari, volumi di copialettere, registri di protocollo, biglietti augurali e da visita, cartoline illustrate e postali, telegrammi e areogrammi prodotti dalla Segreteria generale in relazione ai membri dell’Istituto, alle autorità ecclesiastiche (Santa sede, Dicasteri romani, vescovi e Diocesi), all’Ordine dei Frati minori Cappuccini, a religiose e religiosi di altri Ordini ed Istituti, alle autorità civili, ai benefattori e ai laici.
La serie, versata nel deposito dell’ASCG ancora condizionata nelle buste dell’Ordinamento Villa, consisteva principalmente in una suddivisione geografica, Italia e America fino al 1972, e da allora in poi giuridica, Province e Regioni. Un’ulteriore suddivisione stava a distinguere quella ufficiale da quella riservata, espressa quest’ultima con il titolo “Corrispondenza Suore”. Di seguito si riportano le denominazioni e la consistenza delle buste delle serie risalenti all’ordinamento di Madre Villa: nn. 10 buste “Corrispondenza Italia 1900-1995”; n. 1 busta: “Corrispondenza Suore Italia 1972-1995”; nn. 5 buste: “Corrispondenza America 1904-1959”; nn. 5 buste: “Corrispondenza America-Uruguay 1960-1995”; n. 1 busta: “Corrispondenza Suore Uruguay 1972-1995”; nn. 3 buste: “Corrispondenza Argentina 1972-1995”; n. 1 busta: “Corrispondenza Suore Argentina 1992-1995”; nn. 10 buste: “Corrispondenza Brasile Nord-Est 1900-1995”; n. 1 busta: “Corrispondenza Suore Brasile Sud 1964-1995”; nn. 6 buste: “Corrispondenza Etiopia-Eritrea 1964-1995”; nn. 2 busta: “Corrispondenza Suore Eritrea-Etiopia 1964-1989”; n. 1 busta: “Corrispondenza Suore Brasile Nord 1975-1995”; n. 1 busta: “Corrispondenza Suore Perù 1992-1995” e n. 1 busta: “Corrispondenza Governo generale dal 1975 al 1995”.
Nelle categorie “Suore” sono confluite anche le precedenti serie: nn. 8 buste con gli “Scritti-Circolari Madri generali dal 1904 al 1996”; n. 1 scatola “Lettere Madre Angelica” e nn. 2 buste “Corrispondenza vocazionale”.
Nella serie “Scritti-Circolari Madri generali dal 1904 al 1996” erano stati raggruppati gli scritti e le circolari ufficiali assegnando ad ogni Superiora generale un fascicolo: il nuovo ordinamento ha invece ripristinato la distribuzione della corrispondenza ufficiale, nella fattispecie le circolari, per annualità.
Inoltre le serie: n. 1 scatola “Lettere Mons. Allegro”; n. 1 busta “Santa Sede Corrispondenza dal 1891 al 1965”; nn. 2 buste “Corrispondenza vari personaggi dal 1934 al 1971 – dal…”; n. 1 scatola contenente nn. 21 buste “Lettere e dati altri N.N.”; nn. 2 buste “Corrispondenza altri Istituti dal 1972 al …”; n. 1 scatola “Documenti” (corrispondenza con l’Arcidiocesi di Genova); nn. 3 buste “Richiesta Suore” e n. 1 busta “CEIAL 1970-1980”.
Lo smembramento più pesante, forse operato già prima dal CSMR, e mantenuto nell’Ordinamento Villa, ha interessato le serie raccolte in nn. 2 scatole denominate: “Lettere Padri Cappuccini”, all’interno delle quali, divise in nn. 16 buste, erano contenute lettere o necrologi di alcuni dei Cappuccini contemporanei a Madre Rubatto e legati agli inizi della Fondazione, estrapolate dalla originaria serie Corrispondenza. Nel nuovo ordinamento sono state reintegrate nel titolario sotto la categoria “Ordine Frati minori Cappuccini”. Di seguito l’elenco alfabetico dei nominativi in cui erano ordinate le buste: n. 1 busta “p. Alessandro (Denegri) da Rovereto (necrologio)”; n. 1 busta “ p. Alipio (Orrigo) da Alba (necrologio)”; n. 1 busta “p. Ambrogio Buzzi da Briosco”; n. 1 busta “p. Angelico (Martini) da Sestri Ponente” (in parte confluite nel Fondo Madre Rubatto perché anteriori al 1885); n. 1 busta “ p. Benedetto (Magaglio) da Moano”; n. 1 busta “p. Bernardo (Christen) da Andermatt”; n. 1 busta “p. Bonaventura (Toselli) da Peveragno” (in parte conservate nel Fondo Madre Rubatto); n. 1 busta “p. Bonaventura da Milano”; n. 1 busta “p. Bruno da Vinay”; n. 1 busta “p. Cherubino (Crespi) da Ceriana”; n. 1 busta “p. Clemente (Filippi) da Terzorio”; n. 1 busta “p. Cristoforo da Motta Visconti”; n. 1 busta “ p. Feliciano (Revelli) da Taggia”; n. 1 busta “p. Filomeno (Sommariva) da Coronata”; n. 1 busta “p. Fortunato (De Marchi) da Mendatica”; n. 1 busta “Lettere p. Giuseppe [da Genova]”; n. 1 busta “ p. Ireneo (Manno) da Stellanello”; n. 1 busta “p. Pietro (Albino) da Quinto al mare”; n. 1 busta “p. Stanislao (Rubadi) da Genova”; n. 1 busta “p. Stefano da Rialto”; n. 1 busta “p. Tommaso da Forlì” e n. 1 busta “ p. Tommaso Stella”.
Tra la documentazione del CSMR, si trovava anche n. 1 scatola intitolata da Madre Romana Villa: “Lettere diversi” contente lettere di vari personaggi ecclesiastici e laici. Altri nuclei di cospicua corrispondenza sono conservati nelle serie: Capitoli generali, Missioni, Relazioni e votazioni delle Postulanti e Novizie, Relazioni delle Novizie e Juniores d'America e d'Africa, Permessi di assenza, Cronache (nello specifico in: Memorie della Prima e Seconda guerra mondiale, 25° e 50° anniversario e I Centenario di fondazione dell’Istituto), Causa di Beatificazione e Beatificazione, nonché nella sottoserie Dispensa Voti. Dal novembre 2015 è stato finalmente possibile ipotizzare un titolario che rispecchiasse, almeno in linee generali, l’ordinamento originario in base al quale le Segretarie conservavano la corrispondenza e sul quale Madre Villa ha apportato un profondo (e in alcuni casi irrimediabile) rimaneggiamento. La corrispondenza è pertanto confluita per annualità in 5 categorie, alcune nuove e altre semplicemente desunte: I. Suore, II. Autorità ecclesiastiche, III. Ordine Frati Minori Cappuccini, IV. Sacerdoti e Religiosi/e ed V. Enti diversi. Categorie a loro volta suddivise in 35 classi: Circolari Madri generali, Ufficiale Italia, Ufficiale America, Ufficiale Africa, Copialettere, Protocollo, Riservata, Governo fuori-sede, Congregazione dei Religiosi (ex SCRIS ed attuale CIVCSVA), Congregazione per il Culto divino (ex dei Riti), Congregazione Cause Santi, Congregazione Chiese Orientali, Segreteria di Stato, Penitenzeria Apostolica, Nunziature Apostoliche, Elemosineria Apostolica, Conferenza Episcopale Italiana, Vescovi, Circolari OFMCAP, Necrologi OFMCAP, Rapporti con OFMCAP, Richiesta di suore, U.S.M.I., C.I.S.M. (ovvero Conferenza Superiori maggiori d’Italia), Autorità civili, Benefattori e una Miscellanea.
Infine 11 sottoclassi: Necrologi Suore, Provincia Italia, Provincia Uruguay, Provincia Argentina, Regione Brasile Sud, Regione Brasile Nord-Est, Regione Etiopia-Eritrea, Cardinale protettore, Mons. Allegro Corrispondenza e Decreti, Miscellanea.
Dopo il 1972 la classe “Circolari Madri generali” si esaurisce in quanto le circolari e tutte le comunicazioni del Governo generale vengono pubblicate sull’Informativo, dall’agosto 1977 titolato “Da un capo all’altro”, strumento di raccordo e comunicazione ad ampia diffusione, inevitabile conseguenza del processo di decentralizzazione in Province dell’Istituto. Madre Villa aveva organizzato le serie in filze (forando i documenti) che, nel rinnovare il precedente condizionamento, abbiamo sciolto e trasferito in camicie dopo averle cartulate. Le unità archivistiche che costituiscono la serie sono contrassegnate da numerazione progressiva aperta alle acquisizioni dei futuri versamenti.