Durante i lavori del XX Capitolo generale, celebrato nel 2008 nella sede romana della Curia generale, è maturato il progetto di riprendere i lavori di ricerca del Centro studi Madre Rubatto e parallelamente ordinare la documentazione depositata nei nuovi locali predisposti all'Archivio storico. Quest’ultima consisteva in quella prodotta dal CSMR 1 (tutto il materiale raccolto sulla Madre Fondatrice che, oltre ai manoscritti originali raccolti in faldoni divisi per annualità, con relativa trascrizione e regesto, era costituito prevalentemente da documentazione storiografica e bibliografica), quella relativa alla Causa di Beatificazione e alla sua celebrazione del 1993, ed infine la serie completa dei Capitoli generali.
Il resto del patrimonio archivistico era invece ancora conservato presso gli uffici della Segreteria generale, nel medesimo condizionamento realizzato da Madre Romana prima del trasferimento.
Dal luglio 2010 inizia pertanto il riordino e l’inventariazione con la stesura di un elenco di consistenza di quanto giaceva nel deposito, la selezione del materiale non di pertinenza dell’archivio storico e lo scarto di doppie copie fotostatiche degenerate. La documentazione conservata nella Segreteria invece, è stata oggetto di un primo versamento solo a partire dal dicembre: nonostante nello Statuto venga stabilita la cadenza dei versamenti dall’archivio di deposito a quello storico ogni sessennio, ovvero al termine di ogni generalato, fino al giugno 2016 se ne sono succeduti ancora sedici con documentazione dagli estremi cronologici anteriori al 1995. Tutti i versamenti, tranne un’acquisizione dalla Segreteria della Curia provinciale italiana, provengono dagli stessi uffici della Curia generale.
Sempre nel dicembre 2010 il Consiglio generale ha approvato lo Statuto, redatto sul modello dell’Archivio storico dell’Ordine dei Frati minori Cappuccini, al quale si è aggiunto un Regolamento che norma le condizioni di accesso e fruizione. La redazione ed approvazione dello Statuto sono state necessarie per dare valore giuridico all’ASCG e per partecipare ai progetti per gli archivi ecclesiastici della C.E.I., con l’adesione all’Anagrafe degli Istituti culturali ecclesiastici, promosso, coordinato e sostenuto dall’Ufficio nazionale per i Beni Culturali ecclesiastici.
Nel febbraio 2011, avendo ormai accesso al software CEI-Ar, è iniziato, col procedere della schedatura, il riversamento dei dati su piattaforma digitale. Il software CEI-Ar, ha consentito di rappresentare i fondi con la loro articolazione in serie, la descrizione delle unità archivistiche nel rispetto degli standard internazionali ISAD (G) e ISAAR (CPF) e la configurazione dell’aggregazione fisica, funzionale alla descrizione della loro collocazione nei locali di deposito. Nel realizzare l’Ordinamento XXI sec. non ci si è limitati alla descrizione del fondi, quello principale, della Curia, e quelli minori aggregati, ma si è realizzata anche la descrizione delle unità archivistiche.
Dal marzo del 2014 la banca dati dell’ASCG è stata riversata sulla piattaforma online CEI-Ar terminal server (attraverso il quale l’UNBCE adotta ogni soluzione per la corretta consultazione dei dati, il rispetto della privacy e la sicurezza dei beni), che consente di accedere alla banca dati anche da remoto.
L’Ordinamento XXI sec. è il tentativo di restituire, per quanto possibile fedelmente, la struttura logica e l’articolazione delle serie dell’archivio storico prima dell’intervento di Madre Villa, nella consapevolezza dei pesanti rimaneggiamenti e della spiccata disorganizzazione patiti dall’ASCG nell’ultimo decennio del secolo scorso.
Dopo il primo versamento nei locali climatizzati deputati alla conservazione, le buste in cui erano precedentemente costrette le serie ordinate da Madre Villa, nel rispetto della fascicolazione, sono state condizionate in cartelle acid free; anche le carte compresse nelle filze e i volumi sono stati ricoverati in cartelle, e i registri condizionati in scatole anacide. Proprio in ragione del precario grado di conservazione della maggior parte delle carte, durante il lavoro di ri-ordinamento delle serie e della cartulazione, quasi completamente assente nei documenti sciolti, si è costantemente praticato un lavoro di restauro minuto delle carte più compromesse dal degrado per arginarne un ulteriore danneggiamento durante la consultazione.
Maggiori risorse sono state invece impiegate per il restauro, presso laboratori specializzati, del testamento autografo della Madre Fondatrice, del libro “Mastro” e di quattro album fotografici risalenti al primo quarto del XX sec. L’abbondante materiale originale rinvenuto dal CSMR negli archivi cappuccini, municipali e diocesani, era stato riprodotto in copie fotostatiche su supporto chimico, pertanto, procedendo col condizionamento, queste ultime sono state rinnovate su carta acid free ed isolate per evitare il contatto diretto con i manoscritti originali.
Per alcune delle serie più antiche il Governo generale ha in progetto, su un orizzonte pluriennale, una progressiva digitalizzazione e conservazione su supporto magnetico delle carte per ridurre, fino ad evitarla, la consultazione degli originali e la movimentazione dei fascicoli, e per rendere possibile la consultazione da remoto. Finora è stata realizzata la digitalizzazione di parte della serie Corrispondenza, delle serie Verbali del Consiglio generale, Relazioni annuali delle Case e Anagrafe.
Il libro “Mastro”, che fa parte di quest’ultima serie, uno dei documenti di rilievo delle origini nel quale venivano registrati (fino a qualche anno fa) i dati anagrafici e di vita religiosa delle sorelle, è stato già oggetto di una duplice digitalizzazione, diretta e indiretta. Con la prima i dati sono stati interamente riversati in formato elettronico su file Excel nella banca-dati digitale della Curia generale, al fine di consentire la ricerca e l’estrazione dati. Con la digitalizzazione indiretta, dopo aver sottoposto il volume a restauro in laboratorio, il libro “Mastro” è stato convertito da un’équipe di operatori specializzati, in formato immagini tif e jpg, ad alta e bassa risoluzione, secondo gli standard ministeriali, e salvato su una memoria esterna.
Il resto del patrimonio archivistico era invece ancora conservato presso gli uffici della Segreteria generale, nel medesimo condizionamento realizzato da Madre Romana prima del trasferimento.
Dal luglio 2010 inizia pertanto il riordino e l’inventariazione con la stesura di un elenco di consistenza di quanto giaceva nel deposito, la selezione del materiale non di pertinenza dell’archivio storico e lo scarto di doppie copie fotostatiche degenerate. La documentazione conservata nella Segreteria invece, è stata oggetto di un primo versamento solo a partire dal dicembre: nonostante nello Statuto venga stabilita la cadenza dei versamenti dall’archivio di deposito a quello storico ogni sessennio, ovvero al termine di ogni generalato, fino al giugno 2016 se ne sono succeduti ancora sedici con documentazione dagli estremi cronologici anteriori al 1995. Tutti i versamenti, tranne un’acquisizione dalla Segreteria della Curia provinciale italiana, provengono dagli stessi uffici della Curia generale.
Sempre nel dicembre 2010 il Consiglio generale ha approvato lo Statuto, redatto sul modello dell’Archivio storico dell’Ordine dei Frati minori Cappuccini, al quale si è aggiunto un Regolamento che norma le condizioni di accesso e fruizione. La redazione ed approvazione dello Statuto sono state necessarie per dare valore giuridico all’ASCG e per partecipare ai progetti per gli archivi ecclesiastici della C.E.I., con l’adesione all’Anagrafe degli Istituti culturali ecclesiastici, promosso, coordinato e sostenuto dall’Ufficio nazionale per i Beni Culturali ecclesiastici.
Nel febbraio 2011, avendo ormai accesso al software CEI-Ar, è iniziato, col procedere della schedatura, il riversamento dei dati su piattaforma digitale. Il software CEI-Ar, ha consentito di rappresentare i fondi con la loro articolazione in serie, la descrizione delle unità archivistiche nel rispetto degli standard internazionali ISAD (G) e ISAAR (CPF) e la configurazione dell’aggregazione fisica, funzionale alla descrizione della loro collocazione nei locali di deposito. Nel realizzare l’Ordinamento XXI sec. non ci si è limitati alla descrizione del fondi, quello principale, della Curia, e quelli minori aggregati, ma si è realizzata anche la descrizione delle unità archivistiche.
Dal marzo del 2014 la banca dati dell’ASCG è stata riversata sulla piattaforma online CEI-Ar terminal server (attraverso il quale l’UNBCE adotta ogni soluzione per la corretta consultazione dei dati, il rispetto della privacy e la sicurezza dei beni), che consente di accedere alla banca dati anche da remoto.
L’Ordinamento XXI sec. è il tentativo di restituire, per quanto possibile fedelmente, la struttura logica e l’articolazione delle serie dell’archivio storico prima dell’intervento di Madre Villa, nella consapevolezza dei pesanti rimaneggiamenti e della spiccata disorganizzazione patiti dall’ASCG nell’ultimo decennio del secolo scorso.
Dopo il primo versamento nei locali climatizzati deputati alla conservazione, le buste in cui erano precedentemente costrette le serie ordinate da Madre Villa, nel rispetto della fascicolazione, sono state condizionate in cartelle acid free; anche le carte compresse nelle filze e i volumi sono stati ricoverati in cartelle, e i registri condizionati in scatole anacide. Proprio in ragione del precario grado di conservazione della maggior parte delle carte, durante il lavoro di ri-ordinamento delle serie e della cartulazione, quasi completamente assente nei documenti sciolti, si è costantemente praticato un lavoro di restauro minuto delle carte più compromesse dal degrado per arginarne un ulteriore danneggiamento durante la consultazione.
Maggiori risorse sono state invece impiegate per il restauro, presso laboratori specializzati, del testamento autografo della Madre Fondatrice, del libro “Mastro” e di quattro album fotografici risalenti al primo quarto del XX sec. L’abbondante materiale originale rinvenuto dal CSMR negli archivi cappuccini, municipali e diocesani, era stato riprodotto in copie fotostatiche su supporto chimico, pertanto, procedendo col condizionamento, queste ultime sono state rinnovate su carta acid free ed isolate per evitare il contatto diretto con i manoscritti originali.
Per alcune delle serie più antiche il Governo generale ha in progetto, su un orizzonte pluriennale, una progressiva digitalizzazione e conservazione su supporto magnetico delle carte per ridurre, fino ad evitarla, la consultazione degli originali e la movimentazione dei fascicoli, e per rendere possibile la consultazione da remoto. Finora è stata realizzata la digitalizzazione di parte della serie Corrispondenza, delle serie Verbali del Consiglio generale, Relazioni annuali delle Case e Anagrafe.
Il libro “Mastro”, che fa parte di quest’ultima serie, uno dei documenti di rilievo delle origini nel quale venivano registrati (fino a qualche anno fa) i dati anagrafici e di vita religiosa delle sorelle, è stato già oggetto di una duplice digitalizzazione, diretta e indiretta. Con la prima i dati sono stati interamente riversati in formato elettronico su file Excel nella banca-dati digitale della Curia generale, al fine di consentire la ricerca e l’estrazione dati. Con la digitalizzazione indiretta, dopo aver sottoposto il volume a restauro in laboratorio, il libro “Mastro” è stato convertito da un’équipe di operatori specializzati, in formato immagini tif e jpg, ad alta e bassa risoluzione, secondo gli standard ministeriali, e salvato su una memoria esterna.
1 Abbreviazione del Centro studi Madre Rubatto.